Le conseil d’administration

Statuts et règlements 2012

Société cInéMAGINE de l’Alberta

Statuts et règlements

2012

 

CHAPITRE 1 – CONSTITUTION

Article 1 – Nom

L’organisme, sans but lucratif, ci-inclus, a pour nom la Société cInéMAGINE de l’Alberta.

Toute référence ci-après à l’organisme ou la société signifie la Société cInéMAGINE de l’Alberta.

Article 2 – Objectifs

La société vise à :

– offrir de la formation cinématographique à des élèves et des adultes partout en province.

– Accroitre la connaissance de la culture francophone par le biais du cinéma

– soutenir, encourager, promouvoir le potentiel cinématographique albertain de demain.

– exposer la population albertaine à des productions cinématographiques francophones de diverses provenances

 

Article 3 – Siège social

Le siège social de l’organisme est situé à Lethbridge en Alberta.

Article 4 – Sceau

La société n’a pas de sceau. 3

 

CHAPITRE 11 – ADHÉSION

Article 5 – Membres

La Société cInéMAGINE de l’Alberta rassemble tout individu qui adhère aux objectifs de la société, dont le domicile se situe dans la province de l’Alberta.

Chaque membre a une voix pour chaque question examinée à une assemblée spéciale ou générale des membres.

Les membres ont le droit de participer aux délibérations, de voter lors des dites assemblées, de se porter candidat aux différents postes prévus par les présents statuts et règlements.

Un membre peut se retirer de la Société cInéMAGINE de l’Alberta par écrit.

Un membre peut être expulsé de la Société cInéMAGINE de l’Alberta pour un comportement ou des actes allant à l’encontre des valeurs de la Société cInéMAGINE de l’Alberta ou suite à des propos diffamatoires à l’endroit de la Société cInéMAGINE de l’Alberta. Le conseil d’administration en prend la décision par un vote à la majorité.

Article 6 – Cotisation

La cotisation annuelle d’un membre est déterminée par le conseil d’administration et donne droit à une année d’adhésion à l’organisation.

Les membres versent une cotisation annuelle indirecte lors de leur participation à l’un des événements offerts par la Société cInéMAGINE de l’Alberta.

CHAPITRE III – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

Article 7 – Procédures

Les délibérations de l’organisme sont régies par les procédures du code Victor Morin. 4

 

Article 8 – Fréquence, date et lieu

L’assemblée générale annuelle doit être tenue dans les quatre-vingt dix (90) jours suivant la fin de l’exercice financier, à la date et au lieu déterminés par le conseil d’administration. Cette date est déterminée au moins trente (30) jours avant la tenue de la dite assemblée.

Dans le cas ou une telle assemblée n’est pas tenue dans le délai prescrit, elle peut avoir lieu plus tard dans l’année financière sans que la légalité de l’assemblée puisse être mise en doute.

Les membres de la Société cInéMAGINE de l’Alberta peuvent participer à l’assemblée générale annuelle par voie de communication simultanée sur approbation du conseil d’administration.

Article 9 – Assemblée extraordinaire

Le conseil d’administration peut convoquer une assemblée extraordinaire sur la demande écrite d’au moins dix (10) membres pour discussion sur des points urgents et précis.

Article 10 – Convocation

L’assemblée générale annuelle et toute assemblée extraordinaire sont convoquées par le conseil d’administration par écrit et envoyé par courriel, par télécopieur ou par courrier à tous les membres du conseil d’administration et dans un même temps par affichage publique sur le site internet et les médias sociaux de la société dans les délais suivants:

 Au moins vingt et un (21) jours avant la tenue de la réunion pour l’assemblée générale annuelle;

 Au moins quinze (15) jours avant la tenue de la réunion pour une assemblée extraordinaire.

 

Dans les deux cas, l’avis de convocation comprend au moins l’ordre du jour, le procès-verbal de la dernière assemblée générale, les amendements proposés aux statuts et règlements et tout renseignement essentiel afin que les membres puissent prendre des décisions éclairées.

Article 11 – Quorum

Dix (10) membres constituent le quorum pour toute assemblée des membres. 5

 

Article 12 – Pouvoirs

L’assemblée générale annuelle des membres constitue l’autorité suprême de la Société cInéMAGINE de l’Alberta.

Les pouvoirs de toute assemblée sont les suivants:

  1. a) adopter le rapport annuel, recevoir les états financiers et les rapports des représentants et des comités;
  2. b) nommer le vérificateur comptable;
  3. c) amender les statuts et règlements;
  4. d) élire et suspendre les administrateurs au conseil d’administration;
  5. e) déterminer les grandes orientations de la société.

 

Les décisions sont prises par la majorité des membres en règle présents sauf prescription contraire dans la loi ou dans les présents statuts et règlements.

Le vote se prend à main levée ou par scrutin secret si 6 membres ou plus le demandent, chaque membre ayant le droit de vote a une voix. Le vote par procuration n’est pas permis.

Article 13 – Amendement

Une résolution spéciale est amendée ou abrogée :

– Lors de l’assemblée générale annuelle ou extraordinaire pour laquelle un avis des changements proposés ont été expédiés au moins vingt et un (21) jours avant la tenue de la l’assemblée générale annuelle ou extraordinaire ;

– Par un vote d’au moins 75 % des membres présents.

 

Article 14 – Dissolution

  1. a) La société pourra être dissoute que par un vote du quorum soit 10 membres présents lors d’une assemblée générale ou extraordinaire.
  2. b) Advenant la dissolution de la société, les fonds et biens accumulés des revenus de casino seront acheminés à des organismes de bienfaisance. 6

 

CHAPITRE IV – CONSEIL D’ADMINISTRATION

Article 15 – Composition

Le conseil d’administration est composé de sept (7) membres élus à l’assemblée générale annuelle. Les administrateurs doivent avoir 16 ans et doivent être habilités par la loi à contracter.

Article 16 – Terme du mandat

Les administrateurs sont élus pour un mandat de deux ans renouvelable.

Article 17 – Obligations légales

Les membres du conseil d’administration doivent respecter les obligations suivantes:

  1. a) confidentialité

 

Il est interdit à tout membre du conseil d’administration d’utiliser à son avantage les renseignements confidentiels obtenus dans l’exercice de ses fonctions, même après avoir quitté le conseil d’administration ou la société, et ce, durant un (1) an après le départ de celui-ci.

  1. b) conflit d’intérêt

 

Le membre du conseil d’administration ne doit pas permettre que ses intérêts personnels et professionnels entrent en conflit avec ceux de la société. Il doit faire part au conseil d’administration de tout conflit d’intérêt. Il doit s’abstenir de participer aux délibérations et de voter sur toutes questions susceptibles de générer un conflit d’intérêt.

Si un administrateur obtient un poste permanent rémunéré au sein de la société, il devra remettre sa démission en tant qu’administrateur.

Article 18 – Election des administrateurs

Alinéa 1 Eligibilité 7

 

Tout membre en règle est éligible pour occuper un poste au sein du conseil d’administration. Un membre peut être élu lors de l’assemblée générale annuelle même s’il est absent à la condition qu’il ait accepté, par écrit, d’être mis en nomination et élu au conseil d’administration.

Alinéa 2 Procédures d’élection

Toute personne intéressée à siéger au conseil d’administration doit être mise en nomination par un membre en règle. Si la personne est présente, elle doit accepter d’être mise en nomination et si elle est absente, elle doit avoir fourni un écrit à cet effet.

Tous les administrateurs sont élus par voie de vote lors de l’assemblée générale annuelle. L’élection et le vote se déroulent selon la procédure inscrite au Code Victor Morin.

Alinéa 3 Vacance

S’il survient une vacance au sein des administrateurs, le conseil d’administration devrait, par décision et dans la mesure du possible, la combler. Le remplaçant demeure en fonction pour la durée non écoulée du terme de la personne remplacée jusqu’aux élections de la prochaine assemblée générale annuelle.

Alinéa 4 Suspension

Un administrateur peut être suspendu suite à un vote du quorum soit 10 des membres présents à l’assemblée générale ou à une assemblée extraordinaire, pour les raisons suivantes :

  1. a) s’il perd sa qualité de membre
  2. b) s’il a manqué trois réunions consécutives du conseil d’administration sans motif valable; et/ou
  3. c) pour tout manquement grave à la solidarité, à l’éthique professionnelle ainsi qu’au mandat et objectifs de la société

 

Alinéa 5 Démission

Un administrateur peut remettre sa démission par écrit, en tout temps, auprès du conseil d’administration.

Alinéa 6 Droits et pouvoirs

Le conseil d’administration dirige les affaires de la société selon ses lettres patentes, ses statuts et règlements et les décisions de l’assemblée générale annuelle. Il décide des politiques et des actions à entreprendre suivant les règles applicables à la société. 8

 

Alinéa 7 Règles

Le conseil d’administration établit ses propres règles pour sa régie interne et ses procédures administratives.

Alinéa 8 Devoir

Le conseil d’administration a comme principales obligations de :

  1. a) déterminer les priorités et planifier la programmation ainsi que les ressources nécessaires pour sa réalisation;
  2. b) élaborer les plans d’action, les politiques et les procédures administratives afin d’assurer la bonne marche de la société à long terme.

 

Les membres du conseil d’administration ne doivent recevoir aucune rémunération pour leur travail au sein du conseil d’administration pourvu que leur soient remboursées les dépenses raisonnables qu’ils encourent dans l’exercice de leur fonction.

Alinéa 9 Réunion

Le conseil d’administration se réunit au moins quatre (4) fois par année et aussi souvent que nécessaire. Les dates et les lieux des réunions du conseil d’administration sont déterminés par le président, la personne qui le remplace ou le conseil d’administration. Chacun des membres présents dispose d’une (1) voix lors de la réunion.

Alinéa 10 Convocation

Les réunions du conseil d’administration peuvent être convoquées par le président, la personne qui le remplace ou sur la demande écrite de la majorité des membres du conseil d’administration. Les avis de convocation aux réunions du conseil d’administration doivent être envoyés par écrits, par courriel, par télécopieur ou courrier, par le président ou la personne qui le remplace, sept (7) jours avant la tenue des réunions.

Alinéa 11 Quorum

Le quorum aux réunions du conseil d’administration est de trois (3) membres.

Article 19 – Comité exécutif

Les postes au sein du comité exécutif sont les suivants: un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier et une direction générale, le cas échéant. 9

 

Le poste de président est déterminé par les membres à l’assemblée générale annuelle. Les postes de vice-président, de secrétaire et de trésorier sont déterminés par le conseil d’administration. La direction générale est embauchée par le conseil d’administration.

Les membres du comité exécutif sont nommés pour deux (2) ans à compter de la date d’élection ou jusqu’à l’élection de leur remplaçant sauf dans le cas de la direction générale qui négocie un contrat à durée déterminée par le conseil d’administration. Les membres à l’assemblée générale annuelle peuvent, par résolution, destituer un membre du comité exécutif. Le conseil d’administration peut, par résolution, mettre fin au contrat de la direction générale.

La direction générale reçoit une rémunération pour les services rendus dans le cadre de ses fonctions.

Article 20 – Rôle du comité exécutif

Alinéa 1 Président

Le président est l’officier en chef du comité exécutif et du conseil d’administration. Il doit veiller à ce que les règlements de la société soient respectés. Il est actif dans la gestion des affaires internes et doit trancher toute question et problème ayant trait à la société. Il sert de personne-ressource auprès des permanents.

Il participe de plein droit à tous les comités et dirige les réunions de la société et du conseil d’administration.

Le président assume également le rôle de porte-parole de la société. Il représente la société, ses points de vue et ses positions auprès de la communauté.

Alinéa 2 Vice-président

En l’absence du président, le vice-président devra remplir les fonctions et exercer les pouvoirs de ce dernier. Il assumera également les responsabilités déléguées par le président. Il peut également présider un ou plusieurs comités spéciaux selon le besoin.

Alinéa 3 Secrétaire

Le secrétaire a la responsabilité de rédiger et conserver les procès-verbaux qui doivent être approuvés à l’assemblée suivante. Il voit à la convocation des assemblées. Il signe conjointement avec le président les documents officiels. 10

 

Alinéa 4 Trésorier

Le trésorier examine les procédures comptables et budgétaires et surveille les finances de la société. Il lit et approuve en y apposant sa signature, les états financiers lorsqu’ils sont adoptés. Il doit présenter un bilan financier aux membres lors de l’assemblée générale annuelle.

Alinéa 5 Direction générale

La direction générale est le premier gestionnaire le seul employé de la société sous l’autorité du conseil d’administration. A ce titre :

 elle avise et conseille le comité exécutif, le conseil d’administration et l’assemblée générale annuelle (ou extraordinaire) sur toute question relevant de la responsabilité de l’organisme;

 elle assiste à toutes les réunions du conseil d’administration avec droit de parole mais non droit de vote;

 elle est membre d’office de tous les comités avec droit de parole mais non droit de vote;

 elle agit comme porte-parole de la société à la demande de la présidence.

 

Alinéa 6 Autres membres du conseil d’administration

Les autres membres du conseil d’administration jouent un rôle de conseiller de l’organisation. Ils assument les responsabilités qui leur sont déléguées au cours de leur mandat.

Alinéa 7 Délégation de pouvoirs

En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président ou du vice-président, le conseil d’administration nomme un président d’assemblée.

Alinéa 8 Dispositions financières

Signataires : Tout contrat ou document officiel fait au nom de la Société est signé par le président et le secrétaire du conseil d’administration.

Effets bancaires : Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la Société sont signés par le président, le trésorier et l’employé que le conseil d’administration désigne par résolution. 11

 

Exercice financier : L’exercice financier de la Société se termine le 31 mars de chaque année et le conseil d’administration verra à la préparation du compte-rendu des opérations pour l’année se terminant à cette date.

Vérification : Les membres de la Société ont le droit de consulter tous les livres lors de l’assemblée générale annuelle, sur les lieux où elle se tient, ou en tout temps sur demande écrite au conseil d’administration.

Les livres et les états financiers de la Société seront vérifiés chaque année par une firme comptable indépendante de la société nommée à titre de vérificateur par les membres à l’assemblée générale annuelle. Le vérificateur doit présenter un rapport aux membres à l’assemblée générale annuelle.

La société ne peut emprunter de l’argent.

 

Président

Ryan Harper-Brown

Email : ryan.harperbrown@cinemagine.net

Vice-Président

Michel Carbonneau

Email : michel.carbonneau@cinemagine.net

Directeur Général

Jérémy Lebon

Email : direction@cinemagine.net

Trésorière

Kama Baradji

Email : kama.baradji@cinemagine.net

Secrétaire

Natacha Cloutier-Styles

Email : natacha.cloutierstyles@cinemagine.net

Directrice

Sandrine Coronat

Email : sandrine.coronat@cinemagine.net 

Directrice

Karine Daigle

Email : karine.daigle@cinemagine.net

Directrice

Marie-Ann Rheault

Email : marieann.rheault@cinemagine.net

Directrice

Mireille Rochon

Email : mireille.rochon@cinemagine.net

 

Directrice

Christine Trudel

Email : christine.trudel@cinemagine.net

Conseil d'administration de la Société cInéMAGINE de l'Alberta

Année Fiscale 2016/2017

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